App para Motoclub - FuturoTech

Para crear una aplicación en AppSheet que satisfaga las necesidades de un motoclub, es esencial definir primero las tablas y tipos de datos clave que se gestionarán. La estructura que propongo incluye las siguientes secciones: Miembros y Motos, Tesorería, Secretaría, Capitán de Ruta, y la relación entre estas con el Presidente y Vicepresidente. Cada sección debe tener sus propias tablas con los datos correspondientes.

1. Tabla: Miembros

Esta tabla almacenará los detalles de los integrantes del motoclub.

ID Miembro (Texto, único, clave primaria)
Nombre Completo (Texto)
Teléfono (Teléfono)
Correo Electrónico (Correo)
Contacto en Caso de Emergencia (Texto)
- Teléfono de Emergencia (Teléfono)
Fecha de Ingreso al Motoclub (Fecha)
Rol en el Motoclub (Lista de selección: Miembro, Secretario, Tesorero, Capitán de Ruta, Presidente, Vicepresidente)
Estado de Membresía (Lista de selección: Activo, Inactivo)
Motos (Relación con la tabla Motos) (Referencia)

2. Tabla: Motos

Aquí se almacenan los datos de las motocicletas de cada miembro, así como su estado.

ID Moto (Texto, clave primaria)
ID Miembro (Referencia a Miembros)
Marca (Texto)
Modelo (Texto)
Año (Año)
Número de Placa (Texto)
Kilómetros Recorridos (Número)
Estado de la Moto (Lista de selección: Buena, Regular, Necesita Mantenimiento)
Fecha Último Mantenimiento (Fecha)

3. Tabla: Tesorería

Llevará el control de los pagos de mensualidades, ingresos y egresos del club.

ID Movimiento (Texto, clave primaria)
ID Miembro (Referencia a Miembros)
Tipo de Movimiento (Lista de selección: Ingreso, Egreso, Mensualidad)
Fecha de Movimiento (Fecha)
Monto (Moneda)
Descripción (Texto)
Año (Número)
Mes (Texto)

Relación con el Presidente y Vicepresidente:

Informe Mensual y Anual de Tesorería (Auto-generado a partir de la tabla Tesorería, para Presidente y Vicepresidente)

4. Tabla: Asistencias a Juntas

Llevará el control de quién asistió a cada junta del motoclub.

ID Junta (Texto, clave primaria)
Fecha de la Junta (Fecha)
Asistentes (Referencia a Miembros, EnumList, multi-selección)
Notas o Acuerdos Tomados (Texto largo)
Presidente Presente (Booleano)
Vicepresidente Presente (Booleano)

5. Tabla: Rodadas

Aquí se almacenará la información sobre las rodadas o eventos organizados por el motoclub, así como los participantes y la distancia recorrida.

ID Rodada (Texto, clave primaria)
Nombre del Evento (Texto)
Fecha del Evento (Fecha)
Kilómetros Recorridos (Número)
Lista de Participantes (Referencia a Miembros, EnumList, multi-selección)
Confirmación de Asistencia (Lista de selección: Confirmado, No Confirmado)
Notas sobre la Rodada (Texto largo)

6. Relación con Capitán de Ruta

El Capitán de Ruta puede gestionar los kilómetros recorridos por cada rodada y también puede verificar el estado de las motos de los participantes antes y después de cada evento.

Rodadas organizadas por el Capitán (Relación a la tabla Rodadas)
Estado de las Motos (Relación con tabla Motos)

7. Relación con Presidente y Vicepresidente

ID Miembro (Referencia a Miembros)
- El presidente y vicepresidente tendrán acceso completo a todas las tablas (Miembros, Motos, Tesorería, Asistencias a Juntas, Rodadas) para supervisar la gestión del club.

Relación entre tablas:

Miembros ↔ Motos: Un miembro puede tener una o varias motos.
Miembros ↔ Tesorería: Los miembros están relacionados con los pagos de mensualidades e ingresos/egresos.
Miembros ↔ Asistencias a Juntas: Se registra qué miembros asistieron a las juntas.
Miembros ↔ Rodadas: Cada miembro puede participar en diferentes rodadas.
Capitán de Ruta ↔ Rodadas: El capitán organiza las rodadas y verifica el estado de las motos.

Accesibilidad:

Miembros: Tienen acceso a su información personal, motos, asistencia a rodadas, estado de pagos y eventos.
Presidente y Vicepresidente: Acceso completo a todas las tablas.
Tesorero: Control y supervisión sobre la tabla de Tesorería.
Secretario: Gestión de asistencias a juntas y control de confirmaciones para rodadas.
Capitán de Ruta: Control sobre las rodadas y estado de las motos.

Este modelo de datos es flexible y permite que cada miembro tenga acceso a la información que le corresponde, mientras que los roles más altos (presidente, vicepresidente) pueden supervisar toda la actividad del motoclub.

En AppSheet, una EnumList es un tipo de columna que permite seleccionar múltiples valores de una lista, mientras que una Referencia es un vínculo entre tablas que relaciona datos de una tabla con otra, permitiendo un control más estructurado de la información.

Cuando hablamos de una columna “Asistentes (Referencia a Miembros, EnumList, multi-selección)”, esto significa que:

“Referencia a Miembros”: La columna se refiere a la tabla de Miembros, lo que significa que en esa columna se seleccionarán los datos desde esa tabla. Esto establece una relación entre las dos tablas.
“EnumList”: El tipo de columna es una lista que permite seleccionar varios valores, no solo uno. Esto es útil para situaciones donde quieres que varios miembros puedan ser seleccionados como asistentes a una junta.
“Multi-selección”: Los usuarios podrán seleccionar varios miembros a la vez de la lista de miembros, lo que es perfecto para registrar la asistencia de múltiples personas a un evento o junta.

El Informe Mensual y Anual de Tesorería es un reporte que se genera automáticamente a partir de los datos de la tabla Tesorería, diseñado específicamente para que el Presidente y Vicepresidente del motoclub puedan revisar el estado financiero del club. Este informe incluirá los pagos de mensualidades, los ingresos adicionales y los egresos, tanto a nivel mensual como acumulado por año.

¿Qué debe contener el informe?

Resumen Mensual:
- Total de Ingresos del Mes: Sumatoria de todos los ingresos registrados en la tabla de Tesorería durante ese mes.
- Total de Egresos del Mes: Sumatoria de todos los egresos registrados.
- Saldo Neto del Mes: La diferencia entre ingresos y egresos.
Resumen Anual:
- Total de Ingresos del Año: Sumatoria de todos los ingresos acumulados desde el inicio del año.
- Total de Egresos del Año: Sumatoria de todos los egresos acumulados.
- Saldo Neto del Año: La diferencia entre ingresos y egresos acumulados en el año.

Cómo se genera en AppSheet:

Crear las columnas en la tabla Tesorería:
- En la tabla Tesorería, asegúrate de tener las siguientes columnas:
  - ID Movimiento: (Clave primaria).
  - Tipo de Movimiento: Enum con opciones como Ingreso, Egreso, Mensualidad.
  - Monto: (Columna numérica para los valores de dinero).
  - Fecha de Movimiento: (Columna de fecha).
  - Año: (Extraído de la fecha de movimiento).
  - Mes: (Extraído de la fecha de movimiento).
Crear una vista de reporte:
- En AppSheet, puedes crear vistas de resumen que automáticamente muestren el total de ingresos y egresos por mes y por año, usando fórmulas de agregación.
Fórmulas clave:
- Para generar los totales de ingresos y egresos por mes y año, puedes usar las siguientes expresiones:
- Total de Ingresos Mensuales:
  appsheet
  SUM(SELECT(Tesorería[Monto], AND([Tipo de Movimiento] = "Ingreso", MONTH([Fecha de Movimiento]) = MONTH(TODAY()), YEAR([Fecha de Movimiento]) = YEAR(TODAY()))))
- Total de Egresos Mensuales:
  appsheet
  SUM(SELECT(Tesorería[Monto], AND([Tipo de Movimiento] = "Egreso", MONTH([Fecha de Movimiento]) = MONTH(TODAY()), YEAR([Fecha de Movimiento]) = YEAR(TODAY()))))
- Total de Ingresos Anuales:
  appsheet
  SUM(SELECT(Tesorería[Monto], AND([Tipo de Movimiento] = "Ingreso", YEAR([Fecha de Movimiento]) = YEAR(TODAY()))))
- Total de Egresos Anuales:
  appsheet
  SUM(SELECT(Tesorería[Monto], AND([Tipo de Movimiento] = "Egreso", YEAR([Fecha de Movimiento]) = YEAR(TODAY()))))
- Saldo Neto Mensual:
  appsheet
  [Total de Ingresos Mensuales] - [Total de Egresos Mensuales]
- Saldo Neto Anual:
  appsheet
  [Total de Ingresos Anuales] - [Total de Egresos Anuales]
Vistas de Informe para el Presidente y Vicepresidente:
- Crea una vista de informe que contenga estos datos agregados (ingresos, egresos y saldo) a nivel mensual y anual.
- En AppSheet, puedes restringir la visibilidad de ciertas vistas a roles específicos. En este caso, configura que esta vista de informe solo esté disponible para usuarios con el rol de Presidente y Vicepresidente.
Automatización del reporte (opcional):
- Si lo deseas, puedes configurar una automatización para enviar un informe por correo electrónico al presidente y vicepresidente al final de cada mes o año.
- Utiliza un workflow (flujo de trabajo) en AppSheet que se dispare en una fecha específica (por ejemplo, el último día del mes o del año) y que incluya un resumen del estado financiero.

Resumen visual en la App:

El Presidente y Vicepresidente podrán ver un informe mensual y anual que muestre claramente:
- Ingresos del mes y del año.
- Egresos del mes y del año.
- Saldo neto mensual y anual.
- Estos informes se pueden presentar en una tabla o como gráficos dentro de la app.

Ejemplo de cómo se vería en la App:

Informe Mensual – Octubre 2024:
- Total Ingresos: $5,000
- Total Egresos: $2,500
- Saldo Neto: $2,500
Informe Anual – 2024:
- Total Ingresos: $45,000
- Total Egresos: $20,000
- Saldo Neto: $25,000

Con esta configuración, los informes de tesorería se generarán automáticamente y estarán siempre disponibles para los líderes del motoclub.

Para enviar el Informe de Tesorería en formato PDF desde AppSheet, se puede configurar un workflow o un bot que genere y envíe automáticamente un archivo PDF con el contenido del informe. A continuación, te explico cómo configurar esta funcionalidad paso a paso:

Pasos para enviar el Informe de Tesorería en PDF

1. Crear el Workflow o Bot

En AppSheet, puedes configurar un Workflow o Bot que se active automáticamente al generar un informe en la tabla Informes Tesorería o en una fecha específica (como al final de cada mes o año).

Bot: El bot será un flujo de trabajo automatizado que realiza acciones en función de un disparador (como la creación de un informe).
Workflow: Similar al bot, pero más sencillo y específico para el envío de emails.

2. Crear la plantilla en PDF

Para generar un PDF con el formato de informe, necesitas crear una plantilla en formato de texto que AppSheet utilizará para poblar los datos del informe.

a. Crear la Plantilla

Crea un archivo en Google Docs o Microsoft Word.
- Este archivo será la plantilla que AppSheet usará para generar el PDF.
- Debes usar marcadores de posición (<<>>) que AppSheet reemplazará con los datos reales.

b. Ejemplo de plantilla de informe en Google Docs/Word:

plaintext

INFORME DE TESORERÍA

Mes: <<[Mes]>>
Año: <<[Año]>>

--------------------
Total de Ingresos del Mes: $<<[Total Ingresos del Mes]>>
Total de Egresos del Mes: $<<[Total Egresos del Mes]>>
Saldo Neto del Mes: $<<[Saldo Neto del Mes]>>

--------------------
Total de Ingresos del Año: $<<[Total Ingresos del Año]>>
Total de Egresos del Año: $<<[Total Egresos del Año]>>
Saldo Neto del Año: $<<[Saldo Neto del Año]>>

Fecha de generación del informe: <<NOW()>>

--------------------

Marcadores de posición: Los valores dentro de <<>> se reemplazarán automáticamente con los datos de la tabla Informes Tesorería.
- Ejemplo: <<[Total Ingresos del Mes]>> se llenará con el valor del campo “Total Ingresos del Mes” en el informe actual.

c. Guardar la Plantilla

Si estás usando Google Docs, guarda el documento y obtén el enlace de acceso público o limitado.
Si estás usando Microsoft Word, súbelo a una ubicación accesible como OneDrive o Google Drive y obtén el enlace.

3. Configurar el Workflow o Bot para generar y enviar el PDF

a. Crear el Bot o Workflow en AppSheet:

Entra en la aplicación desde el editor de AppSheet.
Ve a la pestaña Automation (para crear un Bot) o a Behaviors > Workflows (para crear un Workflow).
Haz clic en + New Bot o + New Workflow.

b. Configurar el disparador:

Configura el disparador para que se active al crear o actualizar un informe en la tabla Informes Tesorería o cuando sea el último día del mes o año.
Disparador:
- Si deseas que se envíe el informe automáticamente cuando se genera uno nuevo, selecciona When a record is added en la tabla de Informes Tesorería.
- Si deseas que se envíe en una fecha específica, configura una condición basada en el campo Mes y Año.

c. Agregar la acción de envío de email con PDF adjunto:

Selecciona la acción Send an email en el workflow o bot.
Configura los siguientes campos:
- To: Ingresar el correo del Presidente y Vicepresidente. Puede ser una columna referenciada (si hay una tabla con los miembros):
  appsheet
  [Presidente Email], [Vicepresidente Email]
- Subject: Asigna un asunto al correo, como:
  appsheet
  Informe de Tesorería - <<[Mes]>> <<[Año]>>
- Body: Puedes incluir un mensaje personalizado en el cuerpo del correo, como:
  plaintext
  Estimado/a <<[Nombre Presidente]>>, adjunto el informe financiero del mes <<[Mes]>> del año <<[Año]>>. Saludos cordiales.
- Attachment: Aquí es donde adjuntarás el PDF generado desde la plantilla.
  - Attachment template: Selecciona la plantilla de Google Docs o Word que creaste en el paso anterior.
  AppSheet generará automáticamente el PDF basado en la plantilla y lo adjuntará al correo.

d. Guardar y probar el workflow/bot:

Guarda la configuración y prueba el envío generando un nuevo informe en la tabla Informes Tesorería para verificar que el PDF se genere y se envíe correctamente.

4. Ejemplo final de flujo:

Se crea o actualiza un registro en la tabla Informes Tesorería.
El bot o workflow se activa, genera un PDF usando la plantilla, rellena los datos de la tabla Informes Tesorería y envía el PDF por correo electrónico al Presidente y Vicepresidente.